Oddělení organizační

Samostatná působnost:

• zabezpečuje zasedání Zastupitelstva po organizační stránce, soustřeďuje podkladové materiály pro zasedání Zastupitelstva, zpracovává organizační pořad zasedání Zastupitelstva včetně návrhu zprávy o činnosti Rady, zajišťuje evidenci a archivaci materiálů z jednotlivých zasedání Zastupitelstva  včetně zápisu zasedání Zastupitelstva v souladu s jednacími řády,
• zabezpečuje přípravu schůzí Rady po organizačně-technické stránce, soustřeďuje podkladové materiály pro jednání Rady, pořizuje zápis z jednání Rady, vede evidenci a archivuje materiály jednotlivých zasedání Rady a zápisů zasedání Rady v souladu s jednacími řády,
• zabezpečuje přípravu schůzí komisí Rady, výborů Zastupitelstva a jejich podvýborů po organizačně technické stránce, soustřeďuje podkladové materiály pro jednání komisí, výborů a podvýborů, pořizuje zápisy z jednotlivých schůzí komisí, výborů a podvýborů, zajišťuje jejich rozeslání, evidenci a archivaci v souladu s jednacími řády,
• vede evidenci členů Zastupitelstva, členů komisí a výborů včetně aktualizace kontaktních údajů,
• vede docházku účasti na jednání jednotlivých členů komisí, výborů a podvýborů,
• koordinuje vyřízení dotazů, připomínek a námětů členů Zastupitelstva, vyžaduje si k tomu příslušné podklady,
• zajišťuje informační servis pro členy Zastupitelstva, předsedy komisí Rady, předsedy výborů Zastupitelstva a jejich podvýborů nezbytný pro jejich činnost,
• vede evidenci došlé pošty určené Zastupitelstvu a zajišťuje její distribuci členům Zastupitelstva prostřednictvím klubů zastupitelů kraje,
• je kontaktním a sběrným místem pro návrhy a náměty změn jednacích řádů orgánů kraje,
• zajišťuje pro veřejnost a členy Zastupitelstva k nahlédnutí zápis o průběhu jednání Zastupitelstva a výpis přijatých usnesení, výpis usnesení přijatých Radou, výpis usnesení přijatých výbory Zastupitelstva a komisí Rady,
• zajišťuje evidenci a kontrolu úkolů vyplývajících ze zasedání Zastupitelstva a Rady, sleduje a spolupracuje na kontrole jejich plnění a vyžaduje k tomu příslušné podklady,
• soustřeďuje podklady a organizačně se podílí na přípravě návrhů na jmenování a odvolání předsedů a členů výborů Zastupitelstva a komisí Rady,
• zajišťuje objednávání občerstvení na jednání Zastupitelstva, Rady, výborů Zastupitelstva, komisí Rady a klubů zastupitelů kraje,
• administrativně zabezpečuje nastupování náhradníků na uprázdněný mandát v Zastupitelstvu na základě podkladů klubu zastupitelů kraje.