Oddělení spisové služby a podatelny

Samostatná působnost:

• zabezpečuje činnost centrální spisovny, včetně vybavení,
• zajišťuje řádný provoz podatelny a výpravny (včasné odeslání a doručení veškerých dokumentů), využívá systém elektronické spisové služby,
• zajišťuje metodickou správu elektronického systému spisové služby a metodické usměrňování uživatelů,
• vede evidenci nabídek k vyhlášeným veřejným zakázkám,
• sleduje technický stav frankovacího stroje, spolupracuje s oddělením hospodářské správy při  zajišťování jeho oprav a údržby,
• zabezpečuje uložení spisů, jejich archivaci a případně skartaci,
• poskytuje metodickou pomoc a školení elektronické spisové služby,
• spolupracuje s Oblastním archivem Praha,
• předává přehled čerpání z položky poštovné, jako podklady pro sestavení ročních i dlouhodobých rozpočtů,
• zajišťuje kopírovací služby a evidenci veškerých prací na jednotlivých kopírkách,
• spolupracuje s dodavatelskou firmou při odstraňování případných závad kopírovacích strojů,
• zajišťuje dodávku denního tisku,
• zpracovává statistiky ze systému spisové služby dle požadavků vedoucího.